เราสามารถแยกการประชุมออกเป็น 3 ประเภท: Social, Information sharing และ Decision-making การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีเจ้าของกระบวนการ, วาระการประชุม, เอกสารให้อ่านล่วงหน้า และผู้เข้าร่วมที่ถูกคัดเลือกมาอย่างเหมาะสม
โดยภาพรวมแล้ว การประชุมมีอยู่ 3 ประเภทหลัก แต่ละประเภทมีเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จต่างกัน:
- การประชุมเพื่อสังคม (Social meetings)
- การประชุมเพื่อแบ่งปันข้อมูล (Information sharing meetings)
- การประชุมเพื่อการตัดสินใจ (Decision-making meetings)
การประชุมที่มีประสิทธิภาพจะชัดเจนในเป้าหมาย และปรับโครงสร้างเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ — ยิ่งคุณแยกประเภทเหล่านี้ออกจากกันได้มากเท่าไร การประชุมก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
การประชุมเพื่อสังคม (Social meetings)
เป้าหมายหลัก คือ การชาร์จ “แบตเตอรี่ความไว้วางใจระหว่างมนุษย์” และ สร้างความสนิทสนมทั้งในระดับบุคคลและกลุ่ม
- เกิดขึ้นได้ทั้งแบบ 1:1 และกลุ่ม
- ไม่เป็นทางการ และ ไม่บังคับ แต่สำคัญเพราะเป็นรากฐานของความไว้วางใจที่ทุกอย่างอื่นตั้งอยู่
การประชุมเพื่อแบ่งปันข้อมูล (Information sharing meetings)
เป้าหมายหลักคือการกระจายข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพ
- บริบทที่เป็นปัจจุบันและร่วมกันเกี่ยวกับโครงการสำคัญและการพึ่งพาซึ่งกันและกันคือเส้นเลือดใหญ่ของทีมที่มีประสิทธิภาพ
- ถ้าคุณพบว่าต้องพูดซ้ำข้อมูลเดิมกับหลายคน ให้ทำเป็นการกระจายแบบ broadcast
- วิธีที่ดีที่สุดคือทำแบบ asynchronous (ไม่พร้อมกัน) แทนที่จะบังคับให้เป็นการประชุม synchronous
ข้อดีของการอัปเดตแบบ async ที่เขียนหรือบันทึกไว้:
- ผลิตยากกว่า แต่บริโภคง่ายกว่า ซึ่งเป็นความไม่สมดุลที่ถูกต้อง เพราะต้นทุนการบริโภคถูกคูณด้วยจำนวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ใช้เวลาได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น: ทุกคนเลือกเวลาที่เหมาะสมกับตัวเอง; การอ่านเร็วกว่าการฟัง; การดูย้อนหลังเร็วกว่าการประชุมสด
- มีบันทึกประวัติในตัว และให้ feedback ที่ดีกว่า
การประชุมเพื่อการตัดสินใจ (Decision-making meetings)
เป้าหมายหลักคือการเพิ่มความเร็วขององค์กรและอัตราการเรียนรู้
การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพต้องการกระบวนการที่ดี มีการนิยามปัญหาชัดเจน, มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า, มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ถูกต้อง และมีผู้นำการประชุมที่ขับเคลื่อนและรับผิดชอบผลลัพธ์
การประชุมควรนำโดยเจ้าของกระบวนการตัดสินใจ
ถ้าไม่มี ให้แต่งตั้งขึ้นมา เพราะการไม่มีเจ้าของที่ชัดเจนมักนำไปสู่กระบวนการที่ไร้ประสิทธิภาพ มักทำให้ความเห็นไม่ได้รับการแก้ไข หรือ ยกระดับ, เป้าหมายไม่ชัดเจน, ความคืบหน้าไม่เป็นระบบ
หน้าที่ของเจ้าของกระบวนการตัดสินใจ
- ต้องมีส่วนร่วมและรับผิดชอบตั้งแต่ต้นจนจบ
- ใช้วิจารณญาณในการตัดสินใจที่ขัดแย้ง หรือยกระดับขึ้น
- กำหนดวาระการประชุมล่วงหน้า, ส่งเอกสารให้อ่านล่วงหน้า, เชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็น, ทำให้การประชุมโฟกัสและอยู่ในเส้นทาง, บันทึกการตัดสินใจ และสื่อสารผลลัพธ์ไปยังกลุ่มที่กว้างขึ้น
การนำกระบวนการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เวลาและทักษะ — เป็นทักษะที่เรียนรู้ได้ และเหมือนกล้ามเนื้อ ต้องฝึกซ้ำ ๆ ถึงจะดีขึ้น ผลลัพธ์จะทบต้นเมื่อเวลาผ่านไป
คุณลักษณะของการประชุมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพ
ต้นทุนการเตรียมการควรแปรผันตามต้นทุนการประชุม การประชุม 2 คนถูกกว่าการประชุม 10 คน และยิ่งมีผู้บริหารระดับสูงเข้าร่วม ต้นทุนก็ยิ่งทวีคูณ → ยิ่งต้นทุนสูง ยิ่งต้องมีการเตรียมงานล่วงหน้ามากขึ้น เช่น ส่งข้อมูลล่วงหน้า (อย่างน้อย 1 วัน), กำหนดวาระชัดเจน, เชิญผู้ตัดสินใจที่ถูกต้อง
วาระการประชุมที่ชัดเจนและเจ้าของการประชุม ไม่มีวาระ = ไม่มีการประชุม วาระต้องไม่คลุมเครือ เช่น “คุยเรื่อง X” แต่ต้องสื่อสารผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ และให้เอกสารประกอบเพื่อใช้เวลาของทุกคนอย่างคุ้มค่า
ผู้เข้าร่วมที่ถูกต้องและจำนวนที่จัดการได้ การเข้าร่วมไม่ใช่เครื่องหมายของความสำคัญ แต่เป็นต้นทุนที่ทวีคูณ ไม่สามารถมีการอภิปรายที่มีความหมายได้ถ้ากลุ่มใหญ่เกินไป (มากกว่า 5 คนตามประสบการณ์ผู้เขียน) ถ้าไม่ได้มีส่วนร่วม → ไม่จำเป็นต้องอยู่ → อ่านสรุปผลลัพธ์ภายหลังแทน ถ้าการตัดสินใจมีผลต่อกลุ่มใหญ่ → แต่งตั้งตัวแทน
ยกเลิกการประชุมถ้าข้อมูลสำคัญหายไปหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักไม่อยู่ การเตรียมงานที่ดีบางครั้งทำให้ตัดสินใจได้โดยไม่ต้องประชุม (ผ่าน async) ถ้าข้อมูลไม่ครบหรือ stakeholder ไม่พร้อม → ยกเลิกหรือเลื่อน
การประชุมประจำควรมีวันหมดอายุ การประชุมประจำมีประโยชน์ถ้าใช้เพื่อซิงค์งานที่ชัดเจนและต้องหารือหลายรอบ แต่ส่วนใหญ่จะหมดความจำเป็นและเสื่อมสภาพกลายเป็นการอัปเดตสถานะที่ไร้ประสิทธิภาพ หรือการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เน้นความเร็วมากกว่าคุณภาพ