ก่อนจะนำทีมได้ดี เราต้องนำตัวเองให้ได้ก่อน และนั่นคือ หัวใจของสิ่งที่เรียกว่า self-management
self-management คือ ความสามารถในการกำกับพฤติกรรม ความคิด และอารมณ์ของตัวเองให้ไปในทางที่เป็นประโยชน์ต่องานและต่อตัวเรา ฟังดูเป็นนามธรรม แต่จริงๆ แล้วมัน คือ ทักษะพื้นฐานที่ส่งผลโดยตรงกับคุณภาพการตัดสินใจ ระดับความเครียด และ productivity ในแต่ละวัน
การพัฒนา self-management เป็นกระบวนการที่ต้องมองเข้าไปข้างในตัวเอง ต้องซื่อสัตย์กับตัวเองพอที่จะประเมินว่า emotional intelligence, self-control และ leadership style ของเราเป็นอย่างไร มันไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ self-management มันเป็นสิ่งที่ฝึกกันได้ และยิ่งเราพัฒนามันขึ้น เราก็ยิ่งเติบโตเป็นผู้นำที่ดีขึ้นตามไปด้วย
บทความนี้มาจาก https://asana.com/resources/self-management ที่จะพาเราไปดูว่า self-management คืออะไร ทำไมมันถึงสำคัญ 7 skills ที่ช่วยสร้างมันขึ้นมา และวิธีเอาทักษะเหล่านั้นไปใช้จริง
Self-management คือ อะไร
พูดให้ตรงที่สุด self-management คือ ความสามารถในการกำกับพฤติกรรม ความคิด และอารมณ์ของตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพ มันเป็นทักษะหลักที่ช่วยให้เราทำหน้าที่ได้ดีทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องงาน และส่งผลดีทั้งกับตัวเราเองและกับทีม
คนที่มี self-management แข็งแรงมักตัดสินใจได้ดีกว่า เครียดน้อยกว่า และทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่า
นอกจากนี้ self-management ที่ดียังช่วยยกระดับ emotional intelligence ผ่านการเสริม self-awareness และการดูแลความเป็นอยู่ของตัวเอง พูดง่ายๆ คือ รู้เท่าทันสัญญาณทางสังคมรอบตัว (สีหน้า น้ำเสียง ภาษากาย บรรยากาศในห้อง ที่บอกว่าคนรอบตัวรู้สึกหรือคิดอะไรอยู่) ขณะเดียวกันก็ไม่ละเลยความต้องการของตัวเอง
self-management ไม่ได้เป็นคุณสมบัติที่ติดตัวมาแต่เกิด แต่เกิดจากเครื่องมือและการฝึกฝนที่เหมาะสม ดังนั้นทุกคนสามารถพัฒนามันขึ้นมาได้
ทำไม self-management ถึงสำคัญในที่ทำงาน
เมื่อเราจัดการตัวเองได้ดี เราก็สร้างพื้นที่ให้ทีมทำแบบเดียวกันได้ ทักษะ self-management ที่แข็งแรงจะช่วยให้เราทำงานได้โฟกัสขึ้น เครียดน้อยลง และเดินไปถึงเป้าหมายได้อย่างสม่ำเสมอ
สำหรับผู้นำ นี่หมายถึงการเป็นต้นแบบพฤติกรรมที่ช่วยเพิ่ม productivity ของทีม และสร้างวัฒนธรรมแบบ accountability ขึ้นมาได้อีกด้วย
ในระดับบุคคล self-management เปิดประตูสู่การเติบโตในอาชีพและวันทำงานที่มีความหมายมากขึ้น เมื่อเราจัดลำดับความสำคัญได้ดีและควบคุมอารมณ์ภายใต้ความกดดันได้ เราก็พร้อมรับมือกับความท้าทายได้ดีขึ้น
ประโยชน์ของ self-management นั้นมันสามารถกระจายไปถึงทุกฝ่ายได้:
- สำหรับตัวบุคคล: มี autonomy มากขึ้น มีโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ และเครียดกับงานประจำวันน้อยลง
- สำหรับทีม: การกำกับดูแลน้อยลง collaboration แข็งแรงขึ้น และสภาพแวดล้อมการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สำหรับผู้นำ: ได้วัฒนธรรมแบบ accountability และทีมที่ปรับตัวรับการเปลี่ยนแปลงได้
7 skills ของ self-management
ในการพัฒนา self-management นั้น ต้องอาศัย self-awareness พอสมควร เราจะต้องรู้จักตัวเองก่อน ถึงจะกำกับตัวเองได้ เริ่มช้าๆ และต้องยอมรับว่ามันเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่สิ่งที่ทำครั้งเดียวจบไป
1. Time management
time management คือ การควบคุมว่าเราใช้เวลาอย่างไร หมายถึง การจัดลำดับงานที่สำคัญที่สุดขึ้นมาก่อน และบริหาร to-do list ในแต่ละวันให้อยู่มือ คนที่มี time management ดี จะบริหารเวลาตัวเองได้โดยไม่ต้องมีใครมาคอยจี้
time management ที่ดีช่วยให้เรายังจดจ่อกับงานและเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งได้ และในฐานะผู้นำ มันช่วยให้เราตามงานของตัวเองทัน พร้อมกับเปิดทางให้คนอื่นทำแบบเดียวกัน
2. Self-motivation
self-motivation คือ ความสามารถในการสร้างแรงจูงใจให้ตัวเองและวางแผนล่วงหน้าเพื่อทำงานที่ต้องทำในแต่ละวันให้สำเร็จ มันต้องอาศัยความรับผิดชอบต่อตัวเองพอสมควร แต่การฝึก self-motivation ก็ช่วยให้เรามี self-awareness มากขึ้น และรู้ว่าอะไรคือสิ่งสำคัญสำหรับเรา
เรื่องนี้ใกล้เคียงกับ intrinsic motivation (แรงจูงใจ) ที่มาจากภายใน การเข้าใจความต่างช่วยให้เราดึงพลังจากแหล่งที่ยั่งยืนกว่าได้:
- intrinsic motivation: อาสาทำอะไรบางอย่างเพราะมันทำให้เรารู้สึกเติมเต็ม
- external motivation: เร่งทำงานให้เร็วขึ้นเพราะกลัวผลที่จะตามมา
การได้ทำงานที่เราชอบเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้มีแรงและจดจ่อได้ตลอดวัน ยิ่งไปกว่านั้น การชอบงานที่ทำยังช่วยให้เราจุดประกายให้ทีมทำงานได้เต็มที่ด้วย ถ้าอยากฝึกแรงจูงใจจากภายใน ให้มุ่งไปที่เป้าหมายที่ทำให้เราตื่นเต้นและเติมเต็มความรู้สึกว่างานมี purpose (เป้าหมาย, ความมุ่งหมาย, ผลประโยชน์)
3. Stress management
ผู้นำต้องเจอความเครียดและ work anxiety อยู่บ่อยครั้ง แต่ถ้าอยากเก่งเรื่อง self-management เราต้องมี stress management ที่ดีจริงๆ เพราะถ้าไม่มี เราจะทำงานหนักเกินไปจนสุดท้ายนำไปสู่ burnout
ผู้นำที่จัดการความเครียดได้ดีจะเข้าหางานอย่างมีโฟกัส ด้วยการเชื่อมสิ่งที่ทำเข้ากับเป้าหมายที่ใหญ่กว่า เมื่อเรารู้ว่างานไหนสำคัญที่สุด และรู้ว่า project deliverables เชื่อมโยงกับเป้าหมายของทีมอย่างไร เราก็จัดลำดับงานได้ดีขึ้นและมักรู้สึกเติมเต็มกับสิ่งที่ทำมากขึ้น การมองงานแบบนี้ถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการดูแลตัวเอง ช่วยลดความเครียดและทำให้เรามีสติ
4. Adaptability
การมี adaptability หมายถึง มีทั้งความมั่นใจและความสามารถที่จะปรับเปลี่ยนเมื่อมีอะไรเปลี่ยนแปลงเข้ามา เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้นำที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เคลื่อนไหวเร็ว ซึ่งงานมักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด
ลองนึกภาพว่ามีโปรเจกต์ใหม่โผล่เข้ามาและมีความสำคัญสูงกว่างานที่เราทำมาตลอด 2-3 สัปดาห์ แทนที่จะเครียดหรือหงุดหงิด เราสามารถปรับตัวรับการเปลี่ยนแปลงนี้และเดินหน้าต่อด้วยความเปิดใจและความอยากรู้ นี่ คือ ทักษะสำคัญในการรักษาความยืดหยุ่น
แม้การปรับตัวจะอึดอัดในบางครั้ง แต่มันก็ทำให้เราเป็นผู้นำที่ดีได้ เพราะเรารับมือกับทุกอย่างที่เข้ามาได้ และยังเป็นแรงบันดาลใจให้ทีมทำแบบเดียวกันด้วย
5. Decision making
ผู้นำที่มีประสิทธิภาพต้องพัฒนา decision making ที่ช่วยลดความสับสนและเสริมพลังให้ทีม การฝึก problem-solving และการเข้าไปจัดการปัญหาต่างๆ ช่วยให้เราพัฒนาทักษะการตัดสินใจได้
เช่นเดียวกับทุกทักษะที่ผ่านมา decision making เป็นสิ่งที่เรียนรู้ได้ เริ่มจากการฝึก critical thinking ให้คมขึ้น และเรียนรู้ที่จะวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญเมื่อปัญหาโผล่ขึ้นมา จากนั้นใช้ data-driven decision making เพื่อให้แน่ใจว่าการกระทำของเรามาจากข้อมูล ไม่ใช่การเดา ซึ่งจะช่วยลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง
6. Goal alignment
goal alignment คือ การจัดลำดับความสำคัญของ project ที่ส่งผลกระทบสูงสุดต่อธุรกิจ เมื่อเรามองเห็นภาพใหญ่และเข้าใจว่าอะไรดีที่สุดสำหรับทีมและองค์กร เราก็สร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่าและช่วยยกระดับ team morale ได้
goal alignment ประกอบด้วยทักษะย่อยหลัก 3 อย่าง:
- goal setting: ตอนตั้งเป้าหมาย ให้ระบุ pain point ปัจจุบัน คาดการณ์เป้าหมายการเติบโต และวิเคราะห์แผนจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ ทั้งหมดนี้ช่วยให้เราตั้งเป้าหมายบนฐานข้อมูลที่ดี ใช้กรอบ SMART goals เพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายนั้น specific, measurable, achievable, realistic และ time-bound
- goal communication: ไม่ใช่แค่บริหารเป้าหมายของทีม แต่ต้องเชื่อมมันเข้ากับเป้าหมายรวมขององค์กรด้วย เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าใจว่างานของตัวเองต่อยอดขึ้นไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่กว่าอย่างไร เรื่องนี้ต้องอาศัยการสื่อสารที่โปร่งใสและการทำงานร่วมกันที่สอดคล้องกัน
- goal tracking: นอกจากตั้งและสื่อสารเป้าหมายแล้ว การติดตามผลก็สำคัญไม่แพ้กัน มัน คือ กุญแจที่เชื่อมงานประจำวันเข้ากับเป้าหมายใหญ่ และทำให้เห็นว่าทีมกำลังคืบหน้าไปแค่ไหนเมื่อเวลาผ่านไป
7. Personal development
personal development เป็นเรื่องสำคัญสำหรับทุกคนในทีม แต่สำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้นำ เพราะก่อนจะเสริมความรู้ให้ทีม เราต้องเสริมความรู้ให้ตัวเองก่อน ลองสร้าง professional development plan เข้าร่วม workshop ลงคอร์สเรียน และเชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญในวงการ เพื่อพัฒนาทักษะการบริหารของตัวเองต่อไป
การพัฒนา team management skills อย่างต่อเนื่องช่วยให้เราเปิดทางให้ทีมทำแบบเดียวกัน ซึ่งไม่ได้หมายถึงแค่การเติบโตในอาชีพของแต่ละคน แต่หมายถึงการเติบโตเพื่อประโยชน์ขององค์กรโดยรวมด้วย
วิธีพัฒนา self-management ของตัวเอง
การพัฒนา self-management เป็นการฝึกที่ทำต่อเนื่อง กลยุทธ์ที่ช่วยให้ทักษะเหล่านี้แข็งแรงขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
- หาช่วงเวลาที่ productive ที่สุดของตัวเอง: สังเกตว่าเราโฟกัสได้ดีที่สุดตอนไหน แล้วใช้ time blocking จัดงานสำคัญที่สุดไว้ในช่วงเวลานั้น
- ตั้งขอบเขตให้ชัด: ปกป้องสมาธิด้วยการจำกัดสิ่งรบกวน และสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมว่าเราว่างช่วงไหน
- ฝึก mindfulness: เพิ่ม self-awareness ด้วยการเช็กอินกับตัวเองเป็นระยะตลอดวัน สังเกตว่าเรารู้สึกอย่างไรและมันกระทบงานของเราอย่างไร
- ขอ feedback: ลองทำ self-evaluation และขอความเห็นจากเพื่อนร่วมงานหรือ mentor ที่ไว้ใจได้ ว่าเราบริหารเวลา ความเครียด และการสื่อสารได้ดีแค่ไหน
- ใช้เครื่องมือ work management: จัดระเบียบงาน จัดลำดับความสำคัญ และติดตามความคืบหน้าไว้ในที่เดียว เพื่อให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องรับผิดชอบและตาม deadline ได้ทัน
ตัวอย่าง self-management ในการทำงานจริง
การดูตัวอย่าง self-management ในที่ทำงานช่วยให้เห็นภาพว่าต้องพัฒนาทักษะอะไรบ้าง ลองดูสองสถานการณ์นี้:
ตัวอย่างที่ 1: ตั้งเป้าหมายและเชื่อมมันเข้ากับภาพใหญ่
Daniela Vargas หัวหน้าทีมตั้งเป้าเพิ่มลูกค้าที่กลับมาซื้อซ้ำให้ได้ 10% ในปีนี้ เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตขององค์กร เธอเขียน business case ขึ้นมาและนัดประชุมกับหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์
ในที่ประชุม Daniela พาหัวหน้าแต่ละฝ่ายไล่ดูแผนการ rebrand ผลิตภัณฑ์กลุ่มเดิม เมื่อทุกคนเห็นชอบ เธอก็ลงมือทำ work breakdown structure แบบละเอียดเพื่อนำแผนไปปฏิบัติ
ตัวอย่างที่ 2: จัดการความเครียดและจัดสรรเวลา
Ray Brooks เริ่มต้นวันด้วยการไล่ดู to-do list ของตัวเอง เขาเห็นว่ามีงานหลายอย่างที่ต้องทำ มีงานค้างจากเมื่อวาน และมีคำเชิญประชุมใหม่สำหรับโปรเจกต์ที่มีความสำคัญสูงสุด
แทนที่จะรู้สึกท่วมท้น Ray จัดตารางใหม่ เขารู้ว่าทำทุกอย่างให้เสร็จในวันนั้นไม่ได้ จึงเลือกให้ความสำคัญกับการประชุมโปรเจกต์ใหม่ก่อน แล้วใช้เวลาที่เหลือกับงานที่สำคัญสูง
แทนที่จะฝืนทำงานทั้งคืน ซึ่งจะยิ่งเครียดและเบียดเวลาครอบครัว Ray ตัดสินใจว่างานที่สำคัญน้อยที่สุดรอไปทำพรุ่งนี้ได้
ในทั้งสองสถานการณ์ ผู้นำตัดสินใจอย่างมีเหตุผลบนฐานของสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับตัวเองและทีม พวกเขาตัดสินใจได้เร็วและมีคุณภาพ ขณะเดียวกันก็คำนึงถึงความเป็นอยู่ของตัวเองเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี
